Waarom structurele procescontrole onmisbaar is

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en de Inspectie van Onderwijs publiceerden op 27 juni een verkenning naar misstanden bij opleidingen voor de zorgsector. De uitkomsten laten weinig aan de verbeelding over: het blijkt te eenvoudig om met ongeldige of vervalste documenten de zorg binnen te komen. Dat legt een kwetsbaarheid bloot in een sector die juist afhankelijk is van deskundige en betrouwbare professionals. Wij geloven dat controle op processen in de zorgketen, helpen diplomafraude in de zorg te voorkomen

Deze bevinding komt bovenop eerdere signalen. Al in 2023 waarschuwde de IGJ voor een sterke toename van zorgverleners met valse diploma’s, certificaten en zelfs vervalste VOG’s. Het aantal meldingen verdubbelde binnen een jaar. In vrijwel alle gevallen gaat het om zelfstandigen die via bemiddelaars worden ingezet. De zorgaanbieder ontdekt dan pas achteraf dat de geleverde documenten niet kloppen.
De IGJ is daar duidelijk over: een zorgaanbieder blijft eindverantwoordelijk voor iedere medewerker die wordt ingezet, óók tijdelijk of via een tussenpartij.

Een systeem dat fraude mogelijk maakt

Uit de nieuwe verkenning blijkt dat de risico’s niet alleen ontstaan door individuen die bewust frauderen, maar vooral door een systeem waarin processen versnipperd en onvoldoende geborgd zijn. Opleidingen verschillen in kwaliteit en transparantie, er zijn commerciële trajecten zonder stevig toezicht en zorginstellingen moeten steeds meer varianten van diploma’s beoordelen.

Daar komt bij dat vervalsingen steeds professioneler worden. Een document dat er op het eerste gezicht echt uitziet, kan in werkelijkheid weinig zeggen over de kwalificaties van degene die het toont. De complexiteit maakt het vrijwel onmogelijk om uitsluitend op handmatige controles te vertrouwen.

De kern van het probleem is daarmee niet het document zelf, maar het ontbreken van een robuust en reproduceerbaar proces. Zonder duidelijk vastgelegde stappen, structurele verificatie en interne beheersing ontstaan gaten waardoor fouten onopgemerkt blijven.

Waarom procesborging de enige realistische oplossing is

Om dit risico te verkleinen is het noodzakelijk dat organisaties hun volledige controle proces inrichten op betrouwbaarheid, transparantie en auditbaarheid. Dat gaat verder dan het natrekken van één diploma. Het vraagt om een systematische aanpak waarbij:

• vooraf helder is welke kwalificaties vereist zijn,
• dossiers volledig en actueel worden opgebouwd,
• originele documenten worden gecontroleerd met meerdere verificatiemethoden,
• registraties bij DUO, BIG en SKJ worden geverifieerd,
• en het management periodiek toetst of processen worden nageleefd.

Hier sluit de norm DiplomaCheck op aan. Deze norm is ontwikkeld om het risico op ongediplomeerd personeel structureel te verkleinen door niet slechts het document, maar het héle proces te controleren. Organisaties die zich laten certificeren, tonen aan dat hun werkwijze voldoet aan alle stappen die nodig zijn om diploma’s betrouwbaar te verifiëren.

De norm bevat onder meer:

• procedures voor werving en selectie, inclusief het controleren van originele diploma’s;
• een verplichte dossieropbouw per functionaris, met bewijs van verificatie;
• jaarlijkse actualisatie van gegevens van ZZP’ers, zoals verzekeringen en kwaliteitssystemen;
• toetsing van overeenkomsten en verantwoordelijkheden binnen de keten;
• en een statistisch onderbouwde steekproef waarmee met meer dan 95% zekerheid wordt gecontroleerd of dossiers voldoen aan de normen.

De certificering wordt jaarlijks getoetst door een onafhankelijke auditinstelling, waardoor niet alleen de kwaliteit van de processen wordt vastgesteld, maar ook continu wordt verbeterd.

Een antwoord op de oproep van de inspecties

De inspecties benadrukken al langer dat zorgaanbieders hun screeningsproces aantoonbaar op orde moeten hebben. De nieuwe verkenning onderstreept dat dit geen wens is, maar een noodzaak. De risico’s voor patiëntveiligheid, werkdruk en reputatieschade zijn eenvoudigweg te groot om te vertrouwen op losse controles of aannames.

DiplomaCheck geeft zorginstellingen én bemiddelaars een manier om deze verantwoordelijkheid structureel te borgen. Door een onafhankelijk beoordeelde werkwijze ontstaat zekerheid in de hele keten. Bemiddelaars kunnen laten zien dat zij zorgvuldig en professioneel werken, terwijl zorginstellingen weten dat zij personeel inzetten waarvan de kwalificaties aantoonbaar zijn gecontroleerd.

Samen naar een betrouwbare zorgketen

De conclusie uit de verkenning van IGJ en Onderwijsinspectie is helder: de kwetsbaarheden in het huidige systeem vragen om meer dan ad-hoc oplossingen. Alleen door processen uniform, toetsbaar en onafhankelijk te controleren kan de sector fraude effectief tegengaan.

DiplomaCheck ondersteunt organisaties bij het realiseren van die structurele betrouwbaarheid. Het keurmerk geeft inzicht, bevordert professionaliteit en biedt vertrouwen voor alle betrokken partijen.

Organisaties die hun processen willen aanscherpen of hun vergewisplicht aantoonbaar willen borgen, kunnen het normenkader kosteloos opvragen.