Waarom jaarlijkse procescontrole noodzakelijk is

De IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd) publiceerde opnieuw verontrustend nieuws: honderden zorgverleners bleken jarenlang zonder geldig diploma aan het werk te zijn via 3 bemiddelingsbureaus. De inspectie spreekt van een structureel probleem dat zich over meerdere jaren heeft kunnen ontwikkelen. Voor zorginstellingen die vertrouwen op externe inhuur is dit een wake-upcall.

Het bericht bevestigt wat eerdere onderzoeken al lieten zien: het systeem van diploma- en competentie controle binnen de keten van bemiddelaars, ZZP-professionals en zorgaanbieders kent nog te veel kwetsbaarheden. De schade is niet alleen juridisch en organisatorisch van aard, maar raakt direct de veiligheid van patiënten en cliënten.

Het probleem is groter dan één incident

De IGJ stelt dat in meerdere dossiers sprake was van onvolledige controles, ontbrekende verificaties en documenten die nooit geauthentiseerd hadden mogen worden. Dat dit jarenlang onopgemerkt bleef, toont aan dat het risico niet alleen zit bij individuele bemiddelaars of professionals, maar in de manier waarop processen zijn ingericht.

Zorgorganisaties vertrouwen er vaak op dat een bemiddelaar de juiste screening uitvoert. Maar de praktijk laat zien dat dit vertrouwen niet altijd terecht is. Ook zorginstellingen die zorgvuldig willen werken, kunnen onvoldoende zicht hebben op de kwaliteit van de controles aan de voorkant van de keten.

De IGJ benadrukt dan ook dat organisaties hun eigen verantwoordelijkheid moeten nemen door structureel te controleren of de processen waarop zij vertrouwen daadwerkelijk goed zijn ingericht.

DiplomaCheck: procesborging in de hele keten

Hier sluit de norm DiplomaCheck naadloos op aan. Waar traditionele controles zich richten op het natrekken van een diploma, beoordeelt DiplomaCheck de volledige werkwijze van een organisatie.

Voor organisaties die werken met veel ZZP’ers (zorginstellingen, bemiddelaars én intermediairs) biedt dit een aantoonbaar veilige manier om gecontroleerd te werken.

DiplomaCheck toetst onder andere of:

• diploma’s en registraties worden geverifieerd via betrouwbare bronnen;
• dossiers compleet, actueel en reproduceerbaar zijn;
• ZZP’ers jaarlijks worden gecontroleerd op KvK, verzekering en kwaliteitssysteem;
• managers periodiek toetsen of de interne werkwijze daadwerkelijk wordt nageleefd;
• alle stappen in de keten aansluiten op de wettelijke vergewisplicht.

Deze jaarlijkse audit maakt zichtbaar waar risico’s ontstaan en welke verbeteringen nodig zijn. Daarmee kunnen zorginstellingen niet alleen vertrouwen op hun eigen controles, maar ook op die van hun leveranciers.

Ook voor zorginstellingen die ZZP’ers inhuren

Steeds meer zorgorganisaties zien dat het niet voldoende is om te vertrouwen op de screening van een bureau. Zij kunnen ervoor kiezen om hun eigen interne process jaarlijks te laten toetsen volgens de DiplomaCheck-norm. Omdat het een process audit is helpt het de interne en externe processen te verbeteren.

Dat biedt meerdere voordelen:

• inzicht in de kwaliteit van de eigen processen;
• zekerheid richting toezichthouders;
• aantoonbare naleving van de Wkkgz en vergewisplicht;
• verminderd risico op juridische en organisatorische schade;
• en een sterker inkoopproces richting bemiddelaars.

Het IGJ-bericht van juni 2025 onderstreept dat dit geen overbodige luxe is, maar een noodzakelijke stap om herhaling te voorkomen.

Naar een transparante en veilige zorgketen

De inzet van ongediplomeerde zorgverleners is geen klein incident, maar een signaal dat de kwaliteit van de keten in de basis versterkt moet worden. DiplomaCheck ondersteunt organisaties bij het professionaliseren van hun processen én het aantoonbaar maken van hun verantwoordelijkheid.

Een jaarlijkse audit maakt zichtbaar waar risico’s zitten, voorkomt dat onrechtmatigheden jaren onder de radar blijven en geeft vertrouwen aan cliënten, zorgteams en toezichthouders.

Plan een afspraak voor een uitleg of workshop

Wilt u weten hoe DiplomaCheck uw organisatie kan helpen om processen rond diploma- en kwaliteitscontrole structureel te verbeteren?
Wij geven regelmatig workshops en toelichtingen voor zorginstellingen, bemiddelaars en kwaliteitsafdelingen.

Plan direct een afspraak met een van onze specialisten en ontdek hoe u de risico’s in uw keten kunt verkleinen.